RGPD comment aborder la mise en conformité des activités de votre structure avec ce règlement


!ÉBAUCHE

RGPD et médiateurs numériques dans une structure

Dans une structure, la tentation est grande pour la direction, les collègues... de considérer que "le numérique" c'est le boulot, la responsabilité, "le truc" du médiateur numérique.
Et que tout ce qui implique d'avoir recours à un ordinateur ou internet c'est de fait "du numérique".

Par conséquent, il n'est pas inenvisageable que parfois, on refile la question de la mise en conformité de la structure avec le RGPD au médiateur numérique...

SAUF QUE OUI MAIS NON...

La mise en conformité au RGPD c'est avant tout une question juridique, qui implique toute la structure et ses pratiques quant à la gestion des données personnelles.

S'il est souhaitable que le médiateur numérique de la structure soit associé à la démarche, à différent niveaux, il n'est pas juriste, ni responsable des pratiques de ses collègues, ni détenteur de suffisament de pouvoir au sein de sa structure pour pouvoir les faire changer d'habitudes/d'outils.

Démarche, idées reçues



Pour une bonne compréhension de ce qui suit :
  • DCP = Données à Caractère Personnel
  • RT = Responsable de Traitement

https://twitter.com/MonsieurRelou/status/1358731472425918465?s=20

La conformité n’est pas celle d’un outil, mais celle d’un traitement de DCP lié à une tâche (administrative ou pédagogique). Un même outil peut engendrer des traitements très différents, selon les finalités recherchées ou le régime contractuel privilégié, par exemple.

L’entrée par outil n’est pas pertinente, car centrée sur les usages visibles et non sur les conditions (souvent invisibles pour l’enseignant) auxquelles les traitements de DCP sont opérés. Or, c’est précisément là que se joue cette fameuse conformité.

La conformité n’est pas "constatable sur pièces”. Elle doit pouvoir être démontrée : respect de standards techniques (par l’opérateur), souscription d’un régime contractuel protecteur (par le RT), mise en place de dispositions locales spécifiques (CGU, registre, info public).

La conformité RGPD ne peut pas faire l’économie de sa propre démonstration. Les textes imposent qu’elle soit construite, documentée et assumée par le responsable de traitement, au nom du principe de “redevabilité” (accountability).

La conformité n’est pas “déclarative”, au sens d’annoncée par le prestataire et réputée démontrée (hop pouf). C’est le résultat d’un process interne (et actif !) de responsabilisation, au sein de la structure souhaitant contractualiser avec le sous-traitant.
Trop de “solutions” font commerce d’une conformité trompeuse. Elles laissent entendre qu’un régime de validation automatique pourrait exister pour leur produit, dispensant par là les RT de la mise en place de process de validation : c’est tout à fait faux.
La conformité n’est pas “absolue”. Les décisions de conformité dépendent d’une évaluation des risques liés aux traitements. Chaque RT a le devoir de la diligenter, en appui sur des expertises locales : ce que l’un acceptera, l’autre le refusera peut-être… c’est ainsi.

Les décisions de conformité ont une portée locale, limitée à la structure pilotée par le RT ayant validé le déploiement. La décision d’une académie (par exemple) ne peut pas préjuger de celle des autres.
Il n’existe pas, pour cette même raison, de “protocole d’accord” national entre le MEN et un fournisseur, avec à terme une prescription valable dans tous les établissements. C’est impossible, car contraire à l’autonomie conférée aux RT par le RGPD.
Attendre de l’autorité centrale qu’elle substitue son pouvoir décisionnel à celui des RT locaux est illusoire et contre-productif. Cela contribue à entretenir la confusion autour de l’application du RGPD en milieu scolaire.

Voir aussi

Explications détaillées de la CNIL avec des exemples de bonnes et mauvaises pratiques, pour comprendre les 4 critères (cumulatifs) de la définition du consentement en matière de traitement des données personnelles.

Juridique PANA RGPD à finir